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注意!私车公用协议可不是万能的

2023-02-17

公司的公车不够用,员工开自己私家车出去办业务,这个费用是不是应该公司承担呢?什么油费、过路费、停车费等,公司是不是应该给我结算一下?


该,肯定该,因公支出,属于公司的支出,就应该入账结算,然后公司费用结算凭证有一大堆加油发票、停车发票,过路发票费等等。关键问题来了,若公司名下只有2辆车,结果公司账上列支的费用可以供20辆车用了,这时税务局就会问你,你这个费用合理吗?


你企业这个费用是否因公支出自己心知肚明,但税务局不清楚,也没有精力去核实,所以直接列支私车公用各项费用的做法太敏感了。


你在向税务局咨询私车公用产生的相关油费、过路费能不能结算、能不能税前扣除时,税务局是不是这样回复你?


企业使用员工个人的车辆,在签订租赁合同并取得车辆租赁发票的情况下,其发生的与生产经营相关的油费、保养费、过路费等支出,可凭合法有效的凭证在企业所得税做税前扣除。


这个回复好像是万能的,但是不那么接地气。这个回复的内核思想是什么呢?其实就是让你取得充分的证明,至少从形式上证明这个车辆的使用费用的的确确是和企业相关的。


为什么不那么接地气呢?因为私车公用协议并不是万金油,也不是消除企业所得税税前扣除风险的制胜法宝,我们在使用时还是要结合企业的实际情况。


1、租赁合同难签,一两个人还好说,有些公司几百上千人,公司私车公用情况多,私车公用非常零散,用车难管理,私车公用使用场景难预料,签合同非常麻烦。


2、管理票据难度大,员工用车产生的加油票,路桥票数量多,员工结算麻烦,实操上增加企业管理成本。


如果企业日常真的就是有各种加油发票、过路费发票采取方式来处理且未签署租车协议,我们如何做到尽量降低风险呢?


最好的方案是找专业的第三方租赁公司合作,或者与员工签订租车协议,并建立私车公用相关制度,落实私车公用结算规则、用车规则等,用证据链证明这个费用是确实因公发生的,税务检查时才能获得认可。


比如:员工私车公用时,采用每公里定额结算的方式,出行前提交用车申请单,包括时间、地点、出行事由等,用车完成后员工需要提交结算表格,信息应该包括实际出行次数,里程、出行费用等。


根据小编对企业私车公用处理方法调研发现,下列三种方式是大多数企业使用的方法,如果您公司被私车公用所困扰,可以学习参考。


1、以交通补贴的方式处理


按照部门、级别以及岗位性质直接随工资薪金发放交通费补贴,以此来解决员工平时因公产生的支出。


财企[2009]242号,企业为职工提供的交通、住房、通讯待遇,已经实行货币化改革的,按月按标准发放或支付的住房补贴、交通补贴或者车改补贴、通讯补贴,应当纳入职工工资总额,不再纳入职工福利费管理。


这是一个好办法,不需要员工发票结算,但无论是直接现金方式发放还是结算方式向职工支付的补贴,均应按照工资薪金缴纳个人所得税。


2、对外租赁用车


2.1 非短期租赁

适合经常在外地跑业务的销售代表这类员工,到达一个省后,可能要跑全省各地,这种适合找租赁公司租车使用。


现在租车非常方便,像一嗨、神州这类租车公司的网点遍布全国各地,公司可以与租车公司签订框架合作协议,按月或者按次和租赁公司结算租车费用,取得租赁公司的合规发票。


2.2 短期租赁

适合市内出行、商务接待等场景需求,最简单的就是采用网约车企业版的方式。


我们都知道现在的网约车服务非常精准,全程行程追踪,所有出行有记录可查,不怕胡乱结算,这也是企业费用真实性证明的有效证据。

像一些网约车推行的企业版出行服务,由网约车公司和企业财务直接对接,省去了员工垫付、结算的流程,让出行更高效,费用管控更到位。


3、实报实销


企业日常就是有各种加油发票、过路费发票等要结算,我们该怎么办?


提前做好这4点,税务检查时税务人员非常认可。

(1)签订私车公用协议,明确公司与员工之间的用车关系;


2)留存用车证据链,包括用车申请单「时间、地点、出行事由等」,出行完成后需要提交的结算表,信息应该包括实际费用、里程、行程记录等;


3)核实用车发票真实性,都应该凭票结算且发票都应开具公司抬头,开票日期会佐证出行的真实性,避免乱开发票、替票等违规行为出现。


4)建立私车公用制度,落实私车公用结算规则、用车规则等。

如果做到这样,制度健全,费用合理,出差业务证据充分,企业不是变相发补贴,也不是违规乱结算,那这种操作方式比这觉得就算税局检查到,也可以获得税局的认可。

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