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潜在难题详解!公司无车如何结算油费?

2023-12-13

根据最新的市场调研数据显示,私车公用市场规模预计将在未来几年内保持高速增长,这反映出私车公用行业正呈现出蓬勃发展的态势。这主要得益于公车改革的推动以及人们对出行便利性的需求不断增加,随着行业的繁荣,公司员工开私家车外出办公的现象已逐渐普遍。然而,很多公司都面临着这样的问题,公司名下没有车,但是却结算了员工很多加油费、过路费等发票,那在公司没有车辆的情况下,如何进行费用结算?和小编一起来探索!

 

Part1  公司名下没有车辆,但账务上出现加油费,是否存在这种情况?


答案是肯定的。

(1)例如某公司名下没有车辆,但公司内部的某位业务人员开自己的私家车前往郊区会见客户,并商谈业务事宜,那么这种私车公用现象产生的合理的油费、停车费、过路费等费用,公司理应予以承担。

(2)值得注意的是,此类现象存在税务风险,税务局在后台就可以清楚了解企业的发票数据和车辆资产数据。如果公司名下没有车辆,但是企业账务列支的费用是多辆车的支出费用。税务局会怀疑公司费用的合理性。所以,直接简单粗暴的列支私车公用的各项费用,并不稳妥。税务局也会合理怀疑这类车辆费用的真实性,以及费用是否与公司经营有关,是否存在公私混淆的情形。

 

Part 2  名下没有车的公司,员工出差后如何合理结算?   

 

1、税务总局答复:

《国家税务总局关于发布“第二条 本办法所称税前扣除凭证,是指企业在计算企业所得税应纳税所得额时,证明与取得收入有关的、合理的支出实际发生,并据以税前扣除的各类凭证。第四条 税前扣除凭证在管理中遵循真实性、合法性、关联性原则。”

① 真实性是指税前扣除凭证反映的经济业务真实,且支出已经实际发生;

② 合法性是指税前扣除凭证的形式、来源符合国家法律、法规等相关规定;

③ 关联性是指税前扣除凭证与其反映的支出相关联且有证明力。


2、具体解读如下:

(1)企业因工作需要租用个人车辆并支付给员工租金等费用的用车方式,属于租赁,企业发生的租赁费用可凭有效凭证在企业所得税前扣除。企业与个人未签订租赁合同而支付给员工的所得,企业租金费用不允许在企业所得税前列支,员工所得需按“工资薪金所得”计算缴纳个人所得税。

(2) 企业与个人签订了租赁合同,按照租赁合同或协议支付的租金,在取得真实合法有效凭证的基础上,允许税前扣除;对在租赁期间发生的汽油费、过路过桥费和停车费,在取得真实合法有效凭证的基础上,允许税前扣除。其他应由个人负担的汽车费用,如车辆保险费、维修费等,不得在企业所得税税前扣除。    

 

3、小编提醒如下:

(1)公司名下若没有车辆,取得的加油费发票无法税前扣除和结算。部分企业员工开私家车外出办公的情况需要一系列前提条件才可以结算加油费和税前扣除,例如签订租车协议。

(2)若企业员工包括老板,在结算时出现替票行为,涉嫌“虚开发票”,不得作为税前扣除凭证。

 

Part 3  企业该如何合理应对?

 

1、签订租车协议据实结算

公司私车公用要想顺利结算燃油费、过路费等,应在签订租车协议的情况下,其发生的与生产经营相关的油费、过路过桥费、高速费等支出,可凭合法有效凭证在企业所得税前扣除。

 

签订租车协议后,并非所有费用都可以结算和税前扣除

(1)可以结算和税前扣除的费用包括:


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提示:所有费用的支出价格必须公允,否则不允许税前扣除。

(2)不可结算和税前扣除的费用包括:


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企业可制定私车公用结算制度,也可在差旅费结算制度下加入私车公用的规定。


(3)结算流程和单据具体怎么做?


首先,出行人员应向公司提交出行申请单,提供相关出行信息,如出行原因、目的地、时间与事由等。

其次,结算申请人应准备结算所需材料,真实有效的出行费用(如加油单、停车费发票等)是必要的。

第三,出行人员应按照公司规定的结算标准填写结算单、出差总结报告,需要提供的结算表格式(包括实际出差天数、发生的实际费用、里程数等),并根据票据结算。

最后,结算单经会计审核及主管审批后,将审批完成的结算单交由财务处理,财务将按照结算标准向结算申请人进行费用结算。


优点:此种方式可以兼顾公平,根据费用的实际发生情况进行结算。

缺点:相对复杂,实报实销较难证明业务真实,因为私车公用的费用容易与个人消费混淆,是否有固定的制度,票据是否真实有效,这些都可能导致税务风险。


2、建立私车公用标准化体系


(1)企业可以通过秀川车辆管理平台的解决方案,简化财务管理流程,一站式解决员工行程监督、用车审批、费用结算等复杂用车管理问题,帮助企业管控费用、建立私车公用标准化体系。

(2)具体而言,秀川车辆管理平台结算版在工具版基础上增加用车费用结算的功能,系统自动计算行车里程,还可在线添加路桥费、停车费等,通过平台每月给员工结算用车费用,实现四流合一,保障业务合规,同时秀川平台给企业开具合规凭证以入账,极大提升企业财务管理效能。

用车闭环管理

    

其中秀川平台的合规性体现在以下方面:


秀川平台为公司提供用车服务,平台为企业开具对应费用的合规凭证,同时为员工进行费用结算以及税务申报;形成了两条业务闭环,实现四流合一,保障了业务的合规性,其中,车主与秀川平台为合作关系,秀川平台为企业提供用车服务。

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优点:秀川车辆管理平台,风控严格,业务合规,同时具有多种行程监管方式,支持系统接口对接,能为企业量身打造私车公用标准结算体系。

 


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