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IPO被严查!如何应对私车公用风险?

2023-10-24

Part1   案例介绍


1、背景:


某企业向员工租赁车辆花费2000万,变相支付薪酬?经核查合理。

 

某IPO企业在上市过程中,经营费用审计被发现涉及车辆租赁费用开销2000万元。经核查,公司工程监理业务需外派大量员工长期驻扎项目现场,项目地理位置偏远,需要提供车辆用于员工驻地至通勤、巡查,对车辆需求较多,公司通常以项目部为单位,租赁房屋的同时配备车辆,为缓解财务压力,公司有通过向第三方租赁车辆来满足工程监理项目的车辆租赁需求,但负担较重,原因如下:

A. 部分偏远地区租车市场落后,地形、路况、司机等因素导致租车负担较重;

B. 除车辆租赁费用外,公司还需承担加油、维修等费用,车辆费用管控难度大。

 

(1)公司采取以下方案:

① 出台员工租赁车辆政策。向员工租赁车辆采用按行驶里程计价的模式,参考市场价格统计定价为1.3元/公里,公司不负责车辆加油、维修等费用。

② 出台车辆租赁管理制度,规范管理向员工租赁车辆的相关事宜。

 

(2)对比如下:

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2、车辆租赁费用问题

各期经生产经营部核定的有效行驶里程数分别为281.92万公里、366.15万公里、476.23万公里、162.21万公里,向员工租赁车辆金额占监理业务收入比例分别为2.73%、3.12%、3.26%、2.47%。各期租赁车辆费用分别为 210.88 万元、 619.10万元、 475.99 万元和 366.50 万元。

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2019年度公司存在以现金支付4位员工合计18万元车辆租赁费,该4人因个人提出特殊需求经公司批准后采用现款发放,占员工租赁金额比例很小。除以上4笔外,其余向员工租赁车辆的费用均通过银行卡转账的方式支付。

 

Part 2   案例分析


1、审计问题


(1)费用结算是否合规?

该案例中,公司出台车辆租赁管理制度,取得税务局代开的车辆租赁发票,不存在通过租赁员工车辆变相支付薪酬的情形,整体流程符合规范,具体如下:

① 租赁前:项目部提出用车申请、财务部审核车型、价格与租赁期限、签订租赁合同

② 租赁后:项目部统计车辆行驶里程、经营部计算租金、财务部结算车辆租赁费用。


(2)计价是否合理?

公司向员工租赁车辆与第三方租赁公司所承担的费用存在差异,计价方式不同,因此租赁费率不具有直接可比性。而公司制定的单价1.3元/公里参考当地出租车单价相近1.5元/公里,且考虑经营利润、使用地路况、车辆空载率等因素,价格公允。

 

2、税务问题

(1)费用税前扣除问题

该案例中公司与员工签订租车协议,并且承担加油费、维修费等用车费用,符合政策规定,可在企业所得税前扣除。

 

根据《中华人民共和国企业所得税法》第八条规定,企业实际发生的与取得收入有关的、合理地支出,包括费用、税金、损失和其他支出,准予在计算应纳税所得额时扣除。换而言之,企业使用员工个人车辆,其发生的与生产经营相关的油费、过路过桥费、停车费支出、可凭合法有效凭证在企业所得税前扣除。但私车公用的所有权费用(如车购税、保险费、车船税)是不允许在所得税税前扣除的。

 

① 涉税种类:个人所得税、企业所得税、增值税;

② 涉税费用:用车费用(燃油费、路桥费、停车费)、所有权费用(车购税、保险费、车船费)、对员工的车辆租赁补贴费用。

 

(2)员工个税缴纳问题

员工取得租车收入通过以下两种方式缴纳个人所得税:

① 公司以发放车补、结算的方式支付给员工租赁费,需要并入工资按照“工资、薪金所得”来交个税。

② 公司按租赁合同约定的金额,固定支付租车费,应按照“财产租赁所得”税目按20%的税率交个人所得税,且个人需要去代开租赁费发票。

此案例中的除4名现款入账的员工外,其他均以银行卡收款,需缴纳个税。

 

Part 3   解决方案


此案例中,公司通过制定员工租赁车辆政策,签订相关租赁协议的方式来解决私车公用的难题。除此之外,还有其他方式可供参考:


1、建立私车公用标准化体系


企业可以通过秀川私车公用平台的解决方案,简化财务结算管理流程,一站式解决员工私车公用行程监督、用车审批、费用结算等复杂用车管理问题,帮助企业进行费用管控和建立私车公用标准化体系,具体如下:


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秀川平台为企业提供企业用车服务并支付费用,平台为企业开具对应费用的合规凭证,同时为员工进行费用结算以及税务申报;形成了两条业务闭环,实现四流合一,保障了业务的合规性。

 

优点:秀川私车公用平台,风控严格,业务合规,同时具有多种行程监管方式,支持系统接口对接,能为企业量身打造私车公用标准结算体系。

 

2、工资补贴

政策规定因公务用车制度改革而以结算等形式向职工个人支付的收入,均应视为个人取得公务用车补贴收入,按照“工资、薪金所得”项目计征个人所得税。

注:对于这种交通费补贴,计算个税,各地还有不同的标准。

 

3、实报实销

如果企业日常各种加油发票、过路费发票需要采取结算方式来处理,且未签订租车协议,也未与第三方租赁公司合作,可以单独制定私车公用结算制度,也可在公司差旅费结算制度下加入私车公用相应规定。

 

(1)优点:核算简单,可以不需要发票直接发放,标准统一,企业容易计算和管理。

(2)缺点:

① 全部计入员工个人工资,对于用车多的人来说个税增加,企业用工负担增加;

② 没有任何合同或协议证明其真实性和合理性,所有费用有可能会被认定为“与取得收入无关支出”,有纳税调增的风险。

 

总之,私车公用背后的税务风险不容忽视。企业应充分了解税务政策,同时与秀川私车公用等专业平台合作,高效应对税务挑战,保证企业的可持续发展。

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