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私车公用各项费用解析及相关处理

2023-02-17

你们公司的私车公用是不是存在下面几个困境?


1、员工驾车的公里数究竟应该如何才能真实核定?


2、是否需要和员工签订私车公用协议?


3、员工取得租车收入如何缴纳个人所得税?


4、国家对私车公用的税前抵扣标准是怎样的?是否所有票据都可以入账,无票的又应该怎么处理?


今天听我说说怎么解决这些问题。


私车公用”是因公司自有车辆不够或者员工特殊岗位等原因,员工个人将自有的车辆用于公司的公务活动,公司由此给员工结算汽油费、路桥费、汽车维修费等费用。


1、员工驾车的公里数究竟应该如何才能真实核定?


现在一般有两种核定用车公里数方式:


1根据用车前后车辆油表显示的公里数差额来计算


用车前后手动拍照车辆仪表盘记录公里数为证,大多数公司会要求员工私车公用在公司OA系统申请用车,填写用车事由、公里数等,作为后期费用核销的一个依据。


2根据起始两地之间的行程驾驶距离来计算


相当于把起始点输入第三方地图中,计算出起始点间的驾驶路线和里程数,按照这个里程数来计算。


2、是否需要和员工签订私车公用协议?


一般来说,只要是私车公用,都需要签订合同才行。合同约定需要和对应结算的规则一致,如果公司给员工实报实销相关加油费、过路费等,那么合同就要约定这些费用由公司承担。如果每月给予一定金额的补贴,那么合同也需要约定具体补贴情况。合同内容是相关费用结算的判断标准。


3、员工取得租车收入如何缴纳个人所得税?


1)公司以发放车补、结算的方式支付给员工租赁费,需要并入工资按照“工资、薪金所得”来交个税。


2)按租赁合同约定的金额,固定支付租车费:根据个税税法相关规定,应按照“财产租赁所得”税目按20%的税率交个人所得税,且个人需要去代开租赁费发票。


4、国家对私车公用的税前抵扣标准是怎样的?是否有票就可以税前扣除?


租车发生的相关费用,首先需要先满足以下两个条件:


1员工与公司签订租赁协议,且协议中约定使用员工个人车辆发生的相关费用由企业承担;


2)相关的费用支出能够取得正规发票。


3)费用支出属于使用汽车发生的,对应该由员工个人负担的费用不能在企业所得税前列支。


未签订合同或者未取得发票,都是不能税前扣除的。但满足以上两个条件后,也并不是全部费用都可以税前扣除的:


1可税前扣除:油费、过桥过路费、停车费、汽车修理费(公务使用发生的修理费);相应的进行税额也可以抵扣。


2)不可税前扣除:车船税、年检费、车辆保险费、车辆购置税。


上述办法能够解决对应的问题,但还是一些缺陷,最好的解决方案是与第三方私车公用平台进行合作,私车公用平台不仅具备规范的车辆管理、行程记录、用车审批等功能,还能够对员工私车公用产生的费用进行结算,提供专票及凭证给到企业用于税前列支,同时帮助员工进行个税申报。


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